PROTECTION AND DATA PROCESSING POLICY IN TRIANA, URIBE & MICHELSEN LTDA

En atención a la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1074 de 2015 y demás disposiciones complementarias, la presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “POLÍTICA”) establece cómo TRIANA, URIBE & MICHELSEN LTDA. (en adelante “TUM”), sociedad comercial debidamente constituida en Colombia, identificada con el NIT 830.001.432 – 4, domiciliada en la ciudad de Bogotá, D.C. y con oficinas en la Calle 93B No. 12 – 48 P. 4, correo electrónico protecciondatos@tumnet.com  y número telefónico (57 1) 601 96 60, recolecta y hace el tratamiento de sus datos personales (en adelante los “Datos Personales”).

1. Definiciones

Para la interpretación de la POLÍTICA, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento expreso, inequívoco e informado del Titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.

• Base de datos: todo conjunto organizado de datos que sea objeto de tratamiento.

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables (en adelante “datos personales” o “información personal”).

• Datos Públicos: Aquellos datos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público.

• Datos Semiprivados: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.

• Datos Sensibles: aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

• Transmisión de Datos: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

• Transferencia de Datos: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, incluyendo, pero sin limitar, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2. Datos personales que recolectamos y tratamos

Con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones y actividades descritas en la sección 3 de la POLÍTICA, TUM recolecta directamente los siguientes datos, los cuales son Datos Personales no sensibles:

• Nombre, número de documento de identidad, domicilio, teléfono, dirección física o postal, correo electrónico, información de contacto, cargo dentro de la empresa donde trabaja, salario, estado civil, Registro Único Tributario (RUT) y de igual forma, su imagen personal podrá ser captada a través de las cámaras instaladas en las oficinas de TUM cuando Usted visita nuestras instalaciones;

• Información que sea enviada a nosotros o consultada a través de bases de datos de universidades, sitios web o redes sociales tales como Linkedin, ElEmpleo.com, entre otros medios donde usted haya incluido sus Datos Personales;

• Información financiera cuando ésta sea necesaria para hacer un pago o presentar una factura, incluyendo el número de sus cuentas bancarias, bancos donde usted tiene sus cuentas, referencias bancarias y comerciales.

• Demás datos que se requieran para el normal desarrollo de su relación comercial o contractual con TUM.

3. Tratamiento al que sus Datos Personales estarán sujetos

TUM hará el tratamiento de sus Datos Personales, es decir que respecto de los mismos realizará actividades tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, con el fin de cumplir con el desarrollo normal del objeto social de nuestra compañía y de nuestra relación con Usted. Dentro de esta finalidad, haremos el tratamiento de sus Datos Personales para:

3.1. Tratamiento de Datos Personales con anterioridad al inicio de una relación laboral

Las finalidades del tratamiento de los Datos Personales suministrados por los interesados en participar en un proceso de selección y la información personal obtenida en dicho proceso, se limitan a: (i) la  recolección, clasificación, almacenamiento, uso y archivo de los datos personales; (ii) la entrega de la información a terceros encargados de los procesos de selección; (iii) la verificación, comparación, evaluación de las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección de TUM; (iv) tener registro de los candidatos que se presentaron y de quienes fueron descartados en el proceso de selección; v) programar  entrevistas y aplicación de las pruebas a los aspirantes; vi) evaluar directamente o por intermedio de terceros las pruebas de selección de los aspirantes; vii) informar los resultados generales del proceso de selección; (viii) consultar y evaluar toda la información que sobre el aspirante al cargo se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.

3.2. Tratamiento de Datos Personales durante la vigencia de una relación laboral

Las finalidades del tratamiento de los Datos Personales suministrados por los empleados de TUM se limitan a: (i) la recolección, clasificación, almacenamiento, archivo de los datos personales; (ii) el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato laboral celebrado con el titular de los Datos Personales; (iii) el cumplimiento de obligaciones legales en materia de seguridad social y parafiscales; (iv) dar trámite a incapacidades, permisos o licencias; (v) brindar información a autoridades judiciales y administrativas, cuando medien órdenes judiciales y/o administrativas en dicho sentido; (vi) entregar información a auditores internos o externos, apoderados y potenciales inversionistas o compradores en caso de venta de la sociedad o de vinculación de nuevos accionistas, en el evento que así se requiera; (vii) entregar información a terceros que estén verificando antecedentes laborales; (viii) emisión de certificaciones laborales; (ix) dar cumplimiento a todas las obligaciones derivadas de la relación contractual y su terminación; (x) el normal desarrollo de la relación contractual.

3.3. Tratamiento de Datos Personales de proveedores

Las finalidades del tratamiento de los datos personales suministrados por los proveedores de TUM son: (i) recolectar, almacenar y clasificar la información suministrada por los proveedores para su fácil identificación; (ii) consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el proveedor se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento como proveedor, incluidas las consultas en las listas para la prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo; (iii) analizar, procesar, evaluar y comparar la información suministrada por los proveedores; (iv) envío de información de interés comercial o no comercial y de invitaciones a eventos programados por TUM; (v) dar cumplimiento a la ley colombiana o extrajera y a las órdenes de autoridades judiciales y/o administrativas; (vi) emisión de certificaciones relativas a la relación comercial entre el titular del dato y TUM; (vii) entrega de información a entes de inspección, vigilancia, control, regulatorio o auditores internos o externos; (viii) para realizar pagos por servicios prestados o productos vendidos por el proveedor; (ix) para la elaboración de invitaciones a cotizar; (x) para dar cumplimiento a todas las obligaciones derivadas de la relación contractual con los proveedores; (xi) para el normal desarrollo de la relación contractual.

3.4. Tratamiento de Datos Personales de clientes

Las finalidades del tratamiento de los datos personales suministrados por los clientes de TUM son: (i) disponer de la información personal suministrada por nuestros clientes al momento de suscribir contratos, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de los mismos; (ii) presentar ofertas y cotizaciones; (iii) realizar evaluaciones y/o encuestas relacionados con el nivel de satisfacción de nuestros clientes en relación con los productos y servicios que ofrecemos y prestamos; (iv) ejecución de análisis y perfilamiento de clientes que permita definir productos y servicios que se acomoden a sus necesidades; (v) envío de comunicaciones de carácter legal y comercial relacionadas con los productos y servicios que ofrecemos y prestamos; (vi) desarrollo de investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de clientes; (vii) para el normal desarrollo de la relación contractual.

3.5. Tratamiento de Datos Personales de carácter financiero

TUM realizará el tratamiento de sus Datos Personales de carácter financiero sólo cuando esta información sea necesaria para poder llevar a cabo los procesos de facturación, cartera, cobranza y pagos por los productos y servicios que hayan sido prestados o suministrados por y/o para TUM, y para el envío de las facturas ya sea de forma electrónica, física o por cualquier medio pactado con usted y en los casos previamente establecidos en esta POLÍTICA.

3.6. Tratamiento de Datos Personales de Menores de Edad:

En aplicación de lo establecido en la ley, TUM procederá a efectuar el Tratamiento de la Información Personal, de niños, niñas y adolescentes, respetando el interés superior de los mismos y asegurando, en todos los casos, el respeto de sus derechos fundamentales y garantías mínimas.

En todos los eventos en los que se requiera darle Tratamiento a la Información Personal de menores de edad, TUM obtendrá́ la Autorización de sus representantes legales, que para este efecto son padre y/o madre o tutor.

3.7. Generales

TUM recolecta sus Datos Personales a través de diversas fuentes de información como pueden ser, mensajes electrónicos de carácter personal o de trabajo, a través de la página web www.tumnet.com o correspondencia física, por información ya existente en las bases de datos de TUM conforme a lo establecido en el procedimiento del Decreto 1377 de 2013, en su artículo 10, a través de mensajes de voz, información archivada en computadores y dispositivos electrónicos de TUM, sistemas de fax, acceso a internet, correspondencia o a través de cualquier otro dispositivo electrónico para las comunicaciones y cualquier otro recurso tecnológico.

TUM únicamente usará los Datos Personales dentro del uso que usted haya autorizado, sólo lo transmitirá a clientes o terceros cuando ello sea necesario como resultado del giro ordinario de la operación de TUM y a autoridades judiciales y administrativas cuando así sea requerido mediante orden judicial o administrativa. TUM resguardará y protegerá los Datos Personales recibidos en su domicilio, limitando su uso y divulgación al objeto autorizado.

4. Sus derechos como titular de los Datos Personales

En concordancia con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, TUM le informa que usted tiene los siguientes derechos legales:

• Conocer, actualizar y corregir sus Datos Personales ante TUM. Este derecho puede ser ejercido, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.

• Requerir prueba del consentimiento otorgado a TUM para la recolección y el tratamiento de sus Datos Personales, tener acceso a sus Datos Personales que son objeto de tratamiento por parte de TUM.

• Revocar la autorización otorgada a TUM y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales cuando Usted considere que TUM no está respetando los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. En estos casos TUM le informará sobre las implicaciones que pueda tener la revocatoria de la autorización o la supresión de sus Datos Personales de la base de datos.

• Tener acceso a los Datos Personales que TUM haya recolectado y tratado.

• Si Usted no está conforme con la forma en que TUM trata sus Datos Personales o tiene alguna queja o reclamo, podrá presentar un comunicado ante el oficial de protección de datos de TUM al correo electrónico protecciondatos@tumnet.com

• Si el oficial de protección de datos de TUM no resuelve sus inquietudes o no atiende su queja, podrá dirigirse a la Delegatura de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio para presentar sus inquietudes, quejas o reclamos si considera que TUM ha violado sus derechos de habeas data o las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y otras normas que las modifiquen, adicionen o complementen.

5. Personas o área responsable de responder las consultas, solicitudes o reclamos relacionados con el tratamiento de sus Datos Personales

Si usted tiene preguntas, consultas o reclamos relacionados con sus Datos Personales, puede contactar al Oficial de Protección de Datos de TUM en el correo electrónico protecciondatos@tumnet.com (en adelante el “Oficial de Protección de Datos”). Usted puede ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar o eliminar sus Datos Personales y revocar el consentimiento otorgado a TUM para el tratamiento de sus Datos Personales ante esta persona o área de TUM.

6. Política de seguridad de TUM

TUM toma las medidas efectivas, apropiadas razonables para proteger sus Datos Personales de pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, divulgación, alteración y destrucción.

7. Procedimiento para ejercer sus derechos

Cualquier pregunta o consulta en relación con sus Datos Personales recolectados y tratados por TUM, será recibida por el Oficial de Protección de Datos de TUM, para lo que deberá enviar una descripción escrita de su consulta al correo electrónico protecciondatos@tumnet.com.

El Oficial de Protección de Datos de TUM resolverá su pregunta o consulta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que la pregunta o consulta sea recibida. Si no es posible para el Oficial de Protección de Datos de TUM responder su reclamo dentro del término mencionado, el Oficial de Protección de Datos de TUM le hará saber la situación y le explicará la razón del retraso. En cualquier circunstancia el Oficial de Protección de Datos de TUM le responderá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término de los diez (10) días hábiles iniciales.

El consentimiento otorgado por Usted podrá ser revocado en cualquier momento, mediante aviso previo, escrito y firmado dirigido al Oficial de Protección de Datos de TUM, en la dirección electrónica antes citada, en los términos establecidos por la Ley.

Si Usted considera que la información contenida en la base de datos de TUM está sujeta a corrección, actualización o eliminación o si considera que TUM no está cumpliendo con sus obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, usted deberá presentar una queja a TUM, dirigida al Oficial de Protección de Datos, que será tratada de acuerdo al procedimiento establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

8. Fecha de vigencia de La Política y fecha de vencimiento de la base de datos.

Esta Política entrará en vigencia el 01 de julio de 2017 y sus Datos Personales permanecerán en la base de datos de TUM hasta que los mismos cumplan con la finalidad para los cuales fueron recolectados, o al finalizar el término de tiempo establecido cuando medie disposición legal.